Podsumowanie działań i publikacja wyników audytu

W związku z audytem przeprowadzonym w lipcu 2024 r. oraz czynnościami sprawdzającymi (poaudytowymi) w czerwcu 2025 r., a także zgodnie ze wskazaniami dotyczącymi upublicznienia wyników, przedstawiam Państwu:

• Suplement i sprawozdanie z audytu pt. „Ocena systemu administracyjno-organizacyjnego Gminnego Centrum Kultury i Sportu w Cycowie” z lipca 2024 r., kiedy funkcję dyrektora pełniła ówczesna Pani Dyrektor jednostki.

• Notatkę informacyjną z czynności sprawdzających z czerwca 2025 r., kiedy obowiązki dyrektora pełniła Pani Ewa Romanowska.

Wyniki czynności poaudytowych z 2025 r. potwierdziły, że Pani Ewa Romanowska wyeliminowała większość wcześniej stwierdzonych nieprawidłowości, podniosła jakość funkcjonowania Gminnego Ośrodka Kultury (GOK) oraz wprowadziła szereg rozwiązań naprawczych. Mimo ograniczonego budżetu oraz niewielkiej liczby pracowników udało się zrealizować bogaty program wydarzeń i działań naprawczych. Należy podkreślić, że działania te realizowane były bez wsparcia administracyjnego, podczas gdy w poprzednich latach GOK dysponował większymi zasobami finansowymi i kadrowymi.

Podsumowanie działań po. dyrektora GOK – Pani Ewy Romanowskiej

W trakcie mojej kadencji:

• zrealizowałam kluczowe zalecenia z audytu z 2024 r.,
• uporządkowałam i sformalizowałam system administracyjno-organizacyjny GOK.

Do najważniejszych osiągnięć należą:

1. Transparentność finansowa – pełne sformalizowanie wpłat, wprowadzenie rozliczeń bezgotówkowych i rezygnacja z form niespełniających standardów przejrzystości.

2. Planowanie strategiczne – opracowanie Planu działań i rozwoju GOK na 2025 r. oraz Planu finansowego na 2025 r. wraz z analizą ryzyk i samooceną kontroli zarządczej.

3. Pozyskiwanie środków zewnętrznych – skuteczne działania w zakresie dodatkowych źródeł finansowania (opłaty za wynajem sal, zajęcia płatne, wnioski o fundusze UE, współpraca z instytucjami kultury).

4. Prace remontowe – renowacja ścian, modernizacja układu sali, odnowienie ogrodu i rabat; prace sfinansowane ze środków wypracowanych przez GOK w 2025 r.

5. Rozwój oferty kulturalnej – utworzenie i rozwój chóru GOK, opieka nad grupami uczestników zajęć, organizacja wydarzeń dla wszystkich grup wiekowych, wprowadzanie nowych zajęć cyklicznych. Dodatkowo utworzono nowy fanpage GOK na Facebooku, na którym regularnie promowaliśmy wydarzenia i działalność Ośrodka; obecnie fanpage obserwuje 550 osób. (Sierpień 2025 r.). Pracownicy GOK byli wsparciem w codziennym funkcjonowaniu Ośrodka oraz współorganizatorami wydarzeń kulturalnych. Podejmowane działania wzmacniają integrację mieszkańców oraz budują lokalną tożsamość opartą na tradycji i wspólnym uczestnictwie w kulturze.

6. Wprowadzenie regulaminów organizacyjnych –

• przejrzyste umowy cywilnoprawne z prowadzącymi zajęcia, rozliczane na podstawie wykazów godzin i list uczestników,
• obowiązkowe deklaracje uczestnictwa,
• formalizacja wynajmu sal (umowy, faktury, rejestry),
• regulamin uczestnictwa w zajęciach GOK,
• regulamin wynajmu sali w GOK.

Plany na przyszłość

Na podstawie znajomości potrzeb i potencjału Gminnego Ośrodka Kultury w Cycowie przygotowałam propozycje dalszych działań:

• Rozszerzenie oferty kulturalnej o nowe wydarzenia i projekty.
• Wprowadzenie kolejnych zajęć artystycznych i rękodzielniczych, w tym warsztaty z mistrzami Polski dziedzin rękodzielniczych.
• Pozyskanie funduszy unijnych na rozwój działalności.
• Dalszy rozwój kontaktów ze środowiskiem kulturalnym i artystycznym.

Kontynuację renowacji budynku, obejmującą m.in.:

• renowację elewacji zewnętrznej,
• naprawę schodów zewnętrznych,
• utworzenie małej sceny przy budynku z zadaszeniem sceny i schodów,
• modernizację wejścia do kotłowni z zewnątrz,
• utworzenie dodatkowej pracowni warsztatowej w piwnicy (np. na zajęcia z majsterkowania, ceramikę),
• remont pomieszczenia z przeznaczeniem na piec do wypału ceramiki w piwnicy oraz zakup pieca do wypału naczyń glinianych,
• urządzenie warsztatu tkackiego w sali rękodzielniczej – nawiązanie do tradycji Cycowa związanej z produkcją tkanin,
• przeniesienie kuchni do części gospodarczej budynku,
• utworzenie poczekalni dla rodziców,
• remont toalety z dostosowaniem drzwi dla osób z niepełnosprawnościami,
• wymianę wykładziny do ćwiczeń (zgodnie z zaleceniem sanepidu).
• modernizacja instalacji centralnego ogrzewania oraz bojlerów – przejście z zasilania elektrycznego na podgrzewanie wody z centralnego ogrzewania.

Obecnie trwają prace nad nową stroną internetową GOK, nową stroną BIP oraz deklaracją dostępności – zgodnie ze wskazaniami audytu.

Kwestie wewnętrznej rachunkowości leżą w kompetencjach organizatora instytucji (Wójta oraz Rady Gminy).

Transparentność i dostęp do informacji

Zamieszczam dokumenty oraz suplementy audytowe zgodnie z zaleceniami dotyczącymi ich upublicznienia. Zależy mi na pełnej przejrzystości działań, co jest podstawą dobrej współpracy z mieszkańcami i pozwala lepiej zrozumieć funkcjonowanie Ośrodka.

Dziękuję pracownikom GOK za codzienne zaangażowanie, które umożliwia realizację działań na rzecz mieszkańców. Podziękowania kieruję również do uczestników zajęć oraz wszystkich osób, które w różny sposób wspierały działalność Ośrodka i miały pozytywny wpływ na jego funkcjonowanie.

mgr Ewa Romanowska

p.o. Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cycowie

1. Sprawozdanie z działań i wydarzeń GOK – obejmuje działania od października–grudnia 2024 r. (pierwsze miesiące kadencji Pani Ewy Romanowskiej) oraz okres styczeń–lipiec 2025 r., wraz z zajęciami harmonogramowymi GOK-u.

2. Sprawozdanie z audytu pt. „Ocena systemu administracyjno-organizacyjnego Gminnego Centrum Kultury i Sportu w Cycowie” z lipca 2024 r., kiedy funkcję dyrektora pełniła ówczesna Pani Dyrektor jednostki.

3. Suplement pt. „Ocena systemu administracyjno-organizacyjnego Gminnego Centrum Kultury i Sportu w Cycowie” z lipca 2024 r., kiedy funkcję dyrektora pełniła ówczesna Pani Dyrektor jednostki.

4. Notatka informacyjna z czynności sprawdzających z czerwca 2025 r., kiedy obowiązki dyrektora pełniła Pani Ewa Romanowska.